Wśród przedsiębiorców często pojawia się pytanie, czy mandat drogowy, otrzymany w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej, można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Wydawałoby się, że jeśli mandat został nałożony podczas wykonywania czynności związanych z prowadzeniem firmy, to powinien stanowić koszt działalności. Jednak odpowiedź na to pytanie nie jest tak oczywista i zależy od przepisów podatkowych.

Co mówi prawo o kosztach uzyskania przychodu? 📜

Koszty uzyskania przychodu to wydatki ponoszone przez przedsiębiorcę, które są niezbędne do prowadzenia działalności i mają na celu osiągnięcie przychodów lub zabezpieczenie ich źródeł. Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami mogą być tylko te wydatki, które mają bezpośredni lub pośredni związek z prowadzoną działalnością i nie są wyłączone przez przepisy prawa.

Wyłączenia z kosztów uzyskania przychodu

Ustawa o podatku dochodowym wymienia również wydatki, które nie mogą być uznane za koszty podatkowe, nawet jeśli są ponoszone w ramach działalności gospodarczej. Jednym z tych wyłączeń są grzywny, kary oraz mandaty.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 12 ustawy o PIT, nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu grzywien, kar pieniężnych oraz mandatów nałożonych przez organy uprawnione na podstawie obowiązujących przepisów prawa. Dotyczy to zarówno mandatów za wykroczenia drogowe, jak i innych kar administracyjnych czy sądowych.

Dlaczego mandaty nie mogą być kosztem uzyskania przychodu? ⚖️

Mandaty drogowe wynikają z naruszenia przepisów prawa, które nie są związane z działalnością gospodarczą w sposób bezpośredni. Organy podatkowe i przepisy prawa interpretują mandat jako wydatek wynikający z złego zachowania kierowcy (np. przekroczenia prędkości, nieprawidłowego parkowania), a nie jako koszt, który przyczynił się do uzyskania przychodu.

Przykład:

Jeśli przedsiębiorca prowadzi samochód firmowy i otrzyma mandat za przekroczenie prędkości, nie może go zaliczyć do kosztów działalności, nawet jeśli w danym momencie realizował zadanie związane z pracą. Mandat wynika bowiem z naruszenia przepisów ruchu drogowego, co nie jest działaniem związanym z przychodami firmy, a raczej naruszeniem obowiązujących norm prawnych.

Piotr Nowak, doradca podatkowy, tłumaczy:

„Mandaty drogowe są wyraźnie wykluczone z kosztów uzyskania przychodu, nawet jeśli zostały nałożone w trakcie wykonywania obowiązków firmowych. Wynika to z faktu, że naruszenie przepisów prawa nie może być uzasadnione potrzebą uzyskania przychodu. Przedsiębiorcy powinni zwrócić uwagę na to, jakie wydatki związane z użytkowaniem pojazdów można wrzucić w koszty, aby uniknąć nieprawidłowości podatkowych”.

Co można wrzucić w koszty, jeśli chodzi o samochody? 🚘

Choć mandaty nie mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodu, wiele innych wydatków związanych z eksploatacją samochodu firmowego można uwzględnić jako koszty działalności. Należą do nich:

• Paliwo – wydatki na zakup paliwa używanego do celów firmowych mogą być kosztem.
• Naprawy i serwis – koszty związane z naprawą i konserwacją samochodu firmowego można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.
• Ubezpieczenie – składki na ubezpieczenie OC i AC pojazdu firmowego.
• Leasing – raty leasingowe mogą być w pełni uznane za koszt podatkowy.

Wyjątki i inne sytuacje 📋

W niektórych przypadkach, kary administracyjne mogą być wrzucone w koszty, ale tylko w bardzo specyficznych okolicznościach. Na przykład, w przypadku opłat karnych wynikających z umów cywilnoprawnych, które przedsiębiorca musi zapłacić za niewywiązanie się z umowy, takie wydatki mogą być uznane za koszt działalności gospodarczej, pod warunkiem że wynikają bezpośrednio z działań firmy.

Przykład:

Jeśli firma nie zrealizowała kontraktu na czas i w związku z tym została nałożona kara umowna, taka kara może być uznana za koszt działalności, gdyż bezpośrednio wynika z prowadzonej działalności gospodarczej.