Wśród przedsiębiorców często pojawia się pytanie, czy mandat drogowy, otrzymany w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej, można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Wydawałoby się, że jeśli mandat został nałożony podczas wykonywania czynności związanych z prowadzeniem firmy, to powinien stanowić koszt działalności. Jednak odpowiedź na to pytanie nie jest tak oczywista i zależy od przepisów podatkowych.

Mandat a koszty uzyskania przychodu

Koszty uzyskania przychodu to wydatki poniesione przez przedsiębiorcę, które są bezpośrednio lub pośrednio związane z prowadzoną działalnością i mają na celu osiągnięcie przychodu lub zabezpieczenie jego źródła. Innymi słowy, jeśli wydatek jest konieczny do funkcjonowania firmy i wpływa na jej dochody, może zostać uznany za koszt podatkowy.

Prawo precyzyjnie określa jednak, co można wrzucić w koszty, a czego nie. Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) oraz analogicznymi przepisami ustawy o CIT dla firm, wydatek musi spełniać dwa podstawowe warunki:

🔹 Musi mieć związek z działalnością gospodarczą
Oznacza to, że poniesiony koszt powinien realnie przyczyniać się do generowania przychodu lub służyć zabezpieczeniu jego źródeł.

🔹 Nie może być wyraźnie wykluczony przez przepisy
Ustawa o PIT i CIT zawiera katalog wydatków, które nawet jeśli są ponoszone w ramach działalności, nie mogą być traktowane jako koszty podatkowe.

Jednym z wydatków, które prawo jednoznacznie wyklucza z kosztów uzyskania przychodu, są mandaty, grzywny i kary finansowe. Oznacza to, że przedsiębiorca nie może odliczyć mandatu drogowego, nawet jeśli otrzymał go podczas wykonywania obowiązków służbowych. Przepisy traktują mandat jako konsekwencję naruszenia prawa, a nie jako niezbędny wydatek związany z działalnością.

Przepisy podatkowe pozwalają jednak na odliczenie wielu innych wydatków związanych z prowadzeniem firmy – takich jak leasing, paliwo, serwis samochodów firmowych czy ubezpieczenia. Kluczowe jest więc odróżnienie legalnych kosztów od tych, które ustawa wyraźnie wyklucza.

Dlaczego mandat nie może być uznaneyza koszt uzyskania przychodu?

Mandaty drogowe są konsekwencją naruszenia przepisów prawa, a nie działaniem związanym z prowadzeniem działalności gospodarczej. Prawo podatkowe jednoznacznie wyklucza możliwość zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodu, ponieważ nie są one wydatkiem poniesionym w celu generowania przychodu lub zabezpieczenia jego źródła. Organy podatkowe traktują mandat jako sankcję za niewłaściwe zachowanie kierowcy, a nie jako koszt prowadzenia firmy.

📌 Koszty działalności muszą być racjonalne i zgodne z prawem
Aby wydatek mógł być uznany za koszt podatkowy, musi być zasadny i bezpośrednio związany z działalnością gospodarczą. Mandat drogowy nie spełnia tego kryterium, ponieważ wynika z naruszenia przepisów, a nie z potrzeby prowadzenia firmy. Urząd skarbowy nie zaakceptuje takiego wydatku jako kosztu firmowego, ponieważ nie przyczynia się on do uzyskania przychodu ani nie stanowi jego zabezpieczenia.

📌 Dopuszczenie mandatów jako kosztu prowadziłoby do nadużyć
Gdyby mandaty można było wrzucać w koszty działalności, oznaczałoby to w praktyce, że państwo „dopłaca” do łamania przepisów. Firmy mogłyby traktować mandaty jako zwykły, przewidywalny wydatek i nie przejmować się przestrzeganiem prawa drogowego, co mogłoby prowadzić do wzrostu liczby wykroczeń i pogorszenia bezpieczeństwa na drogach.

📌 Interpretacja organów podatkowych jest jednoznaczna
Urzędy skarbowe oraz sądy administracyjne wielokrotnie podkreślały, że mandaty nie mogą być uznane za koszt podatkowy, niezależnie od okoliczności ich nałożenia. Wszelkie kary finansowe wynikające z naruszenia prawa nie są traktowane jako wydatki firmowe, a ich próba odliczenia od podatku może skutkować konsekwencjami dla przedsiębiorcy, w tym koniecznością zwrotu podatku i naliczeniem odsetek.

Wyjątki i inne sytuacje 📋

Choć przepisy podatkowe jednoznacznie wykluczają możliwość zaliczenia mandatów do kosztów uzyskania przychodu, istnieją pewne sytuacje, które mogą budzić wątpliwości i wymagać indywidualnej analizy. Jednym z wyjątków są opłaty administracyjne nakładane przez firmy leasingowe. W przypadku samochodów leasingowanych, jeśli firma leasingowa przejmuje obsługę mandatów i obciąża przedsiębiorcę dodatkową opłatą administracyjną, taka opłata może być traktowana jako koszt podatkowy. Nie jest ona bowiem karą w rozumieniu przepisów, a jedynie kosztem obsługi administracyjnej związanej z umową leasingową.

Kolejną kwestią jest przeniesienie kosztu mandatu na pracownika. Jeśli przedsiębiorca zdecyduje się zapłacić mandat, który został wystawiony na pracownika w trakcie wykonywania obowiązków służbowych, nie może ująć go w kosztach uzyskania przychodu. Mandat jest konsekwencją naruszenia prawa przez konkretną osobę i nie ma związku z działalnością firmy. Co więcej, próba zakwalifikowania go jako kosztu może zostać zakwestionowana przez urząd skarbowy, co grozi koniecznością korekty rozliczeń podatkowych.

Istnieją jednak przypadki, w których pewne kary finansowe mogą być uznane za koszty działalności. Dotyczy to kar umownych wynikających z niedopełnienia zobowiązań kontraktowych. Jeśli firma nie zrealizowała umowy na czas i w związku z tym nałożono na nią karę umowną, może ona stanowić koszt uzyskania przychodu, ponieważ bezpośrednio wynika z prowadzonej działalności gospodarczej. W takim przypadku kara nie jest sankcją za naruszenie przepisów prawa, lecz konsekwencją zobowiązań wynikających z umowy handlowej, co oznacza, że może być potraktowana jako koszt firmowy.