W dzisiejszym dynamicznym środowisku rynkowym, zapewnienie wysokiej jakości produktów i usług jest kluczowe dla sukcesu każdej organizacji. W tym kontekście, systemy zarządzania jakością odgrywają zasadniczą rolę, a audyty wewnętrzne stanowią ich nieodzowny element. Celem tego artykułu jest dogłębne zbadanie znaczenia audytów wewnętrznych oraz wykazanie, w jaki sposób przyczyniają się one do ciągłego doskonalenia i efektywności organizacji.

Pojęcie audytu wewnętrznego

Termin audyt budzi wiele dyskusji, zwłaszcza w kontekście językowym. Rada Języka Polskiego uznaje formę „audyt” za poprawną, podczas gdy Polski Komitet Normalizacyjny często stosuje termin „audit”. Niezależnie od terminologii, istota audytu pozostaje niezmienna.

Zgodnie z definicją, audyt to systematyczny, niezależny i udokumentowany proces uzyskiwania obiektywnego dowodu oraz jego obiektywnej oceny, w celu określenia stopnia spełnienia kryteriów auditu. Innymi słowy, audyt to proces badania funkcjonowania organizacji w celu identyfikacji obszarów wymagających poprawy i tych, które można jeszcze bardziej udoskonalić.

Kluczowe elementy definicji audytu to:

• Systematyczność: regularne i powtarzalne działania.
• Niezależność: brak powiązań między audytorem a audytowanym obszarem.
• Udokumentowanie: pisemne dowody z audytu.
• Obiektywny dowód: materialne lub niematerialne dowody zgodności lub niezgodności.
• Ocena: określenie stopnia spełnienia kryteriów audytu.
• Kryteria audytu: zestaw polityk, procedur i wymagań.

Audyt wewnętrzny to zatem kompleksowy proces, który ma na celu ciągłe doskonalenie organizacji poprzez identyfikację obszarów wymagających poprawy.

Audytor wewnętrzny

Audytor wewnętrzny odgrywa kluczową rolę w procesie audytu. Musi posiadać odpowiednie kwalifikacje, wiedzę i predyspozycje. Chociaż nie ma formalnych wymagań dotyczących poziomu kwalifikacji, niezbędne jest posiadanie wiedzy z zakresu systemów zarządzania jakością, znajomość technik audytowych oraz praktyczne doświadczenie.

Kluczowe cechy audytora wewnętrznego to:

• Wnikliwość i dokładność.
• Umiejętności analityczne i interpersonalne.
• Zrozumienie strategii firmy i kierunku rozwoju.
• Obiektywizm i niezależność.
• Rzetelność.

Audytor wewnętrzny musi być osobą, która potrafi obiektywnie ocenić sytuację, zidentyfikować niezgodności i zaproponować rozwiązania.

Działania audytowe

Działania audytowe obejmują planowanie, realizację i raportowanie wyników audytu. Kierownictwo firmy jest odpowiedzialne za planowe realizowanie audytów wewnętrznych.

Rodzaje audytów:

• Audyty wewnętrzne (pierwszej strony): przeprowadzane przez organizację.
• Audyty zewnętrzne (drugiej strony): przeprowadzane przez klientów lub dostawców.
• Audyty jednostek certyfikujących (trzeciej strony): przeprowadzane przez niezależne jednostki certyfikujące.

Audyty wewnętrzne są kluczowe dla ciągłego doskonalenia organizacji. Pozwalają na identyfikację niezgodności i potencjalnych problemów, zanim staną się one poważnymi problemami.

Podczas audytu wewnętrznego, badaniu podlega wybrana próbka danego obszaru. Nigdy nie jest badane wszystko, co ma związek z funkcjonowaniem organizacji, dlatego też nie wszystkie niezgodności mogą zostać ujawnione. Praktycy stosujący metody jakościowe wskazują na negatywny wpływ zakłóceń, które oddziałują w sposób nieoczekiwany, w wyniku czego zachodzące przemiany jakościowe nie zawsze są zgodne z oczekiwaniami.

Audyty drugiej strony, przeprowadzane przez klientów, skupiają się na procesach istotnych dla odbiorcy. Audyty trzeciej strony, przeprowadzane przez jednostki certyfikujące, potwierdzają zgodność organizacji z wymaganiami norm.

Systemy zarządzania jakością i bezpieczeństwem żywności

System zarządzania to uporządkowany zbiór instrumentów, reguł i procedur, który ma na celu zapewnienie efektywnego funkcjonowania organizacji. W kontekście jakości i bezpieczeństwa żywności, systemy te odgrywają kluczową rolę w zapewnieniu, że produkty spełniają oczekiwania klientów i są bezpieczne dla konsumentów.

Normy ISO 9000 stanowią podstawę dla systemów zarządzania jakością, definiując wymagania i wytyczne dotyczące wdrożenia i certyfikacji systemów. W branży spożywczej, systemy takie jak GHP, GMP i HACCP są obowiązkowe i mają na celu zapewnienie, że żywność jest produkowana i dystrybuowana w sposób bezpieczny i higieniczny. Norma ISO 22000 łączy kluczowe elementy zarządzania przedsiębiorstwem i systemu bezpieczeństwa żywności, co zapewnia że żywność jest bezpieczna dla konsumenta.

Dodatkowe wymagania jakościowe branży spożywczej

Rosnące wymagania konsumentów i sieci handlowych doprowadziły do powstania dodatkowych standardów jakości, takich jak BRC i IFS. Standardy te mają na celu ujednolicenie wymagań dotyczących bezpieczeństwa żywności i ułatwienie audytowania dostawców.

Wdrożenie standardów sieciowych, takich jak BRC i IFS, stało się kluczowe dla producentów żywności, którzy chcą współpracować z dużymi sieciami handlowymi. Standardy te zapewniają, że dostawcy spełniają wysokie wymagania dotyczące jakości i bezpieczeństwa żywności, co minimalizuje ryzyko dla dystrybutorów.

Ujednolicenie wymagań z zakresu zarządzania jakością i bezpieczeństwem żywności znacznie ułatwia proces audytowania dostawców. Istnieją jasne wymogi, jakie dostawcy muszą spełniać, i zasady, według których należy ich audytować. Wraz z rozpowszechnieniem standardów sieciowych rola audytu dostawcy znacznie wzrosła, a obecnie jest to bardzo ważny element kooperacji odbiorca−dostawca.

Audyt systemu jakości

Audyt jakości to niezależna i obiektywna ocena procesów w organizacji, która ma na celu identyfikację mocnych i słabych stron oraz wprowadzenie zmian prowadzących do doskonalenia. Audyt jest także oceną zgodności systemu z przyjętymi normami i regulacjami.

Przeprowadzenie audytu w sposób niezależny i bezstronny pozwala na obiektywną ocenę procesów i identyfikację niezgodności. Audyt ma na celu ocenę procedur kontrolnych i wskazanie obszarów do poprawy.

Audyt powinien służyć znalezieniu dowodów, iż wszystko, co przedsiębiorstwo deklaruje, jest prawdziwe oraz, że zakład jest zdolny dostarczać wyroby o deklarowanej jakości. Audyt systemu jakości to nie tylko narzędzie do identyfikacji niezgodności, ale przede wszystkim proces, który ma na celu ciągłe doskonalenie organizacji i zapewnienie wysokiej jakości produktów i usług.

Podsumowanie

Audyty wewnętrzne odgrywają kluczową rolę w systemach zarządzania jakością. Pozwalają na identyfikację obszarów wymagających poprawy, monitorowanie procesów i ciągłe doskonalenie organizacji. Bez zaangażowania kierownictwa i odpowiednio wykwalifikowanych audytorów, skuteczność audytów może być ograniczona.

Audyty wewnętrzne to nie tylko narzędzie do identyfikacji niezgodności, ale przede wszystkim proces, który ma na celu ciągłe doskonalenie organizacji i zapewnienie wysokiej jakości produktów i usług.